Pravila privatnosti

1. Tko smo i u kojoj ulozi obrađujemo podatke

Uslugu Kolektro pruža MCODE, obrt za računalno programiranje, vl. Matko Setnik (dalje: MCODE), sa sjedištem u Republici Hrvatskoj. Podaci o pružatelju usluge navedeni su na dnu ove stranice.

Kolektro obrađuje dvije skupine podataka i naša je uloga u njima različita:

• Podaci o knjigovodstvenom servisu i njegovim korisnicima: podaci za prijavu, postavke servisa i podaci o pretplati. Za njih je MCODE voditelj obrade.
• Podaci o klijentima knjigovodstvenog servisa i dokumenti koje ti klijenti pošalju. Za njih je voditelj obrade knjigovodstveni servis, a MCODE je izvršitelj obrade i obrađuje ih isključivo po dokumentiranoj uputi servisa.

Ako ste klijent knjigovodstvenog servisa i dobili ste link za slanje dokumenata, vaš je voditelj obrade taj servis. Svoja prava ostvarujete kod njega, a mi postupamo po njegovoj uputi.

2. Koje podatke obrađujemo

• Korisnici servisa: e-mail adresa i identifikator korisničkog računa; kod prijave Google računom i ime te poveznica na sliku profila koje Google vrati.
• Servis: naziv, OIB, vremenska zona, jezik, postavke podsjetnika te adrese za odgovor klijentu i za dnevni sažetak.
• Klijenti servisa: ime ili naziv, e-mail adresa, broj mobitela, jezik i interna bilješka koju upisuje servis.
• Zahtjevi za dokumentaciju: razdoblje, popis traženih stavki, rokovi, status svake stavke i bilješka kojom servis klijentu objašnjava što nedostaje.
• Dokumenti: datoteke koje klijent pošalje (slike i PDF), s izvornim nazivom datoteke, veličinom i vrstom.
• Zapisi o slanju i korištenju: kada je i kojim kanalom poslan podsjetnik, kada je link za slanje zadnji put otvoren i koliko puta, kada je dokument zaprimljen te tko ga je u servisu prihvatio ili odbio.
• Status isporuke e-pošte: oznaka da je adresa klijenta trajno odbila poruku ili ju je prijavila kao neželjenu, s vremenom i kratkim razlogom. Tu nam oznaku vraća pružatelj e-pošte i ona zaustavlja daljnje slanje na tu adresu.
• Evidencija privole za WhatsApp: je li klijent dao privolu, kada, i koji ju je korisnik servisa evidentirao.
• Pretplata: naziv servisa i OIB koje prosljeđujemo Stripeu te podaci koje Stripe pri plaćanju prikuplja izravno od vas (adresa za račun, porezni broj, podaci o sredstvu plaćanja).

Podatke o kartici ne vidimo, ne primamo i ne pohranjujemo — plaćanje se u cijelosti odvija na Stripeovoj stranici.

Naš kod ne bilježi IP adresu ni podatke o pregledniku posjetitelja. Infrastrukturni zapisi našeg pružatelja hostinga sadrže uobičajene podatke o HTTP zahtjevu, uključujući IP adresu, i brišu se prema njegovom zadanom rasporedu (30 dana).

Podatke ne kupujemo, ne dopunjavamo iz vanjskih izvora, ne prodajemo i ne koristimo za oglašavanje ni za razvoj ili treniranje modela umjetne inteligencije.

3. Kolačići i praćenje

Javne stranice Kolektra ne postavljaju kolačiće i ne učitavaju analitiku, piksele, karte ni skripte trećih strana — čak ni web-fontove s tuđih poslužitelja. Zato na njima nema ni trake za privolu: nema ničega na što bi se pristajalo.

Stranica na koju klijent servisa dolazi preko linka za slanje također ne postavlja kolačiće i ne sadrži analitiku.

U aplikaciji za servis, nakon prijave, preglednik lokalno pohranjuje ono što je nužno za rad prijave: podatke o prijavljenoj sesiji, e-mail adresu upisanu pri prijavi linkom i oznaku zadnje korištenog servisa. To se ne koristi za praćenje i ne dijeli se ni s kim.

4. Zašto obrađujemo podatke i na kojoj pravnoj osnovi

• Za sklapanje i izvršenje ugovora o korištenju usluge, uključujući otvaranje računa i naplatu pretplate — čl. 6. st. 1. t. (b) GDPR-a.
• Za ispunjenje zakonskih obveza, u prvom redu poreznih i računovodstvenih — čl. 6. st. 1. t. (c) GDPR-a.
• Za sigurnost usluge i sprječavanje zlouporabe: zapisi o slanju i otvaranju linkova te ograničenja broja slanja — naš legitimni interes, čl. 6. st. 1. t. (f) GDPR-a.
• Podatke klijenata servisa i njihove dokumente obrađujemo isključivo po uputi servisa, radi slanja podsjetnika i zaprimanja dokumenta. Pravnu osnovu prema svojim klijentima utvrđuje servis kao voditelj obrade.

Podsjetnici se šalju e-poštom. WhatsApp kanal nije aktivan i trenutačno ne šalje nijednu poruku. Privolu za WhatsApp servis već sada može evidentirati u Kolektru, uz vrijeme i osobu koja ju je zabilježila; bez te evidencije poruka se neće poslati ni kad kanal proradi.

5. Gdje se podaci nalaze

• Aplikacija, pozadinski poslovi i web-stranice rade u Google Cloud regiji europe-west1 (Belgija).
• Baza podataka nalazi se u EU multiregiji eur3.
• Dokumenti koje klijenti pošalju pohranjuju se u Google Cloud Storage spremniku u regiji europe-west1 (Belgija).
• Prijava korisnika servisa nije regionalno ograničena i Google je obrađuje na svojoj globalnoj infrastrukturi.
• Odlazna e-pošta šalje se preko Amazon SES-a u regiji eu-west-1 (Irska).
• Naplatu obrađuje Stripe, u Europskoj uniji i Sjedinjenim Američkim Državama.

Za obradu izvan Europskog gospodarskog prostora osnova prijenosa su Standardne ugovorne klauzule Europske komisije, sadržane u uvjetima obrade podataka tih pružatelja koji su dio našeg ugovornog odnosa s njima.

6. Podizvršitelji obrade

Za rad usluge koristimo sljedeće podizvršitelje:

• Google (Firebase i Google Cloud): hosting aplikacije, baza podataka, pohrana dokumenata, prijava korisnika, upravljanje tajnama i infrastrukturni zapisi. Obrada i pohrana u EU; podaci o prijavi obrađuju se na globalnoj infrastrukturi, uz Standardne ugovorne klauzule kao osnovu prijenosa.
• Amazon Web Services (Amazon SES): isporuka odlazne e-pošte i povratne obavijesti o odbijenim porukama i prijavama neželjene pošte, regija eu-west-1 (Irska). Poruka sadrži ime klijenta, njegovu e-mail adresu, naziv servisa, popis traženih dokumenata i link za slanje.
• Stripe: naplata pretplate i izdavanje računa, obrada u EU i SAD-u, uz Standardne ugovorne klauzule. Stripeu prosljeđujemo naziv servisa, OIB i interne oznake računa; podatke o plaćanju Stripe prikuplja izravno od vas i obrađuje ih i kao samostalni voditelj obrade radi svojih zakonskih obveza. Podaci klijenata servisa i dokumenti Stripeu se ne šalju.

Bird (WhatsApp) postoji u sustavu, ali nije uključen: ne šalje poruke i nikada mu nisu poslani nikakvi podaci. Ako ga uključimo, ovaj ćemo popis izmijeniti prije prve poslane poruke.

O svakoj promjeni popisa podizvršitelja obavještavamo servise e-poštom najmanje 30 dana unaprijed. U tom roku servis može uložiti prigovor, a ako promjenu ne prihvaća, može otkazati pretplatu bez naknade.

7. Koliko dugo čuvamo podatke

• Dokumenti koje klijenti pošalju, podaci o klijentima servisa i zapisi o zahtjevima: dok je račun servisa aktivan. Brišemo ih nakon prestanka ugovora prema roku iz sljedećeg odjeljka ili ranije, na zahtjev servisa.
• Evidencija linkova za slanje (kriptografski sažetak linka, oznaka klijenta i razdoblja, vrijeme zadnjeg otvaranja): dok je račun aktivan, briše se zajedno s ostalim podacima servisa. Sam link prestaje raditi 14 dana nakon izdavanja.
• Podaci o korisničkim računima servisa: dok je račun aktivan. Kad se ured obriše, briše se i račun za prijavu osobe koja mu je pripadala — osim ako je ta osoba član još nekog ureda u Kolektru, jer bi je inače brisanje jednog ureda izbacilo iz drugog.
• Računi i knjigovodstvene isprave: 11 godina od kraja poslovne godine na koju se odnose, koliko nalažu računovodstveni propisi. Te isprave ne sadrže podatke klijenata servisa.
• Infrastrukturni zapisi pružatelja hostinga: brišu se automatski prema njegovom zadanom rasporedu (30 dana).

Kolektro je alat za prikupljanje dokumentacije, a ne arhiva. Dokumente koje ste dužni trajno čuvati preuzmite u svoj sustav — mi ih ne čuvamo dulje nego što traje pretplata.

8. Brisanje nakon prestanka ugovora

Nakon prestanka ugovora podatke i dokumente čuvamo još 30 dana, kako bi izvoz bio moguć i nakon zadnjeg dana pretplate. Nakon toga ih brišemo — najkasnije 60 dana od prestanka ugovora.

Ako tražite ranije brisanje, provest ćemo ga u roku od 30 dana od zahtjeva poslanog s kontakt adrese servisa. Isto vrijedi za zahtjev da izbrišemo podatke pojedinog klijenta ili pojedini dokument dok je račun aktivan.

Brisanje provodimo ručno, na zahtjev ili po isteku gornjeg roka: u aplikaciji zasad nema gumba kojim servis sam trajno briše dokument ili klijenta. Zahtjev poslan na kontakt adresu s dna ove stranice jedini je i dovoljan put, i po njemu postupamo i kad zahtjev dolazi od klijenta servisa preko servisa.

9. Sigurnost

• Sav pristup aplikaciji ide preko HTTPS-a, a odlazna e-pošta preko TLS veze.
• Podaci i dokumenti kriptirani su u mirovanju na razini infrastrukture pružatelja. Dodatnu kriptografiju na razini aplikacije ne primjenjujemo i to ne tvrdimo.
• Podacima jednog servisa mogu pristupiti samo korisnici tog servisa. Pravila baze i provjere na poslužitelju provode to kod svakog čitanja i pisanja, ne samo u sučelju.
• Klijenti servisa nemaju korisnički račun ni pristup bazi. Preko linka vide samo naziv servisa, svoje ime i popis dokumenata koje im taj servis traži.
• Link za slanje veže se na jednog klijenta i jedno razdoblje, ističe nakon 14 dana, može se povući i ograničen je brojem otvaranja i dnevnim brojem slanja. U evidenciji linkova čuva se samo njegov kriptografski sažetak (SHA-256).
• Primaju se samo vrste datoteka s unaprijed određenog popisa: PDF, slike, uredski dokumenti (xlsx, xls, docx), CSV i ZIP arhive, najviše 20 MB po datoteci. Vrsta se provjerava na poslužitelju, a ne samo po nastavku naziva.
• Administrativni pristup produkcijskom okruženju ima samo vlasnik obrta.

Ako dođe do povrede osobnih podataka koja pogađa podatke nekog servisa, obavijestit ćemo taj servis bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije 48 sati nakon što za povredu saznamo, i dati mu podatke potrebne za prijavu nadzornom tijelu.

10. Vaša prava

Imate pravo na pristup svojim podacima, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost te prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu. Zahtjev pošaljite na kontakt adresu s dna ove stranice; odgovaramo u roku od mjesec dana.

Ako ste klijent knjigovodstvenog servisa, zahtjev uputite tom servisu — on je voditelj obrade vaših podataka. Ako zahtjev primimo izravno od vas, proslijedit ćemo ga servisu i o tome vas obavijestiti.

Pritužbu na obradu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP) ili nadzornom tijelu u državi svog uobičajenog boravišta.

11. Ugovor o obradi podataka

Ugovor o obradi podataka prema čl. 28. GDPR-a sastavni je dio ovih uvjeta i sklapa se u trenutku otvaranja ureda. Čl. 28. st. 9. GDPR-a izričito dopušta elektronički oblik, pa poseban potpis nije potreban; bilježimo koju je verziju uvjeta servis prihvatio i kada. Servisu koji za svoju evidenciju treba zaseban potpisani primjerak šaljemo ga na zahtjev poslan na kontakt adresu.

Ugovor preuzima obveze iz ovog dokumenta i dodaje ono što voditelj obrade treba imati u pisanom obliku: opis obrade, kategorije podataka i ispitanika, popis podizvršitelja s lokacijom obrade, sigurnosne mjere, rokove i način brisanja te obveze u slučaju povrede podataka.

Cijeli tekst objavljen je ovdje: Ugovor o obradi osobnih podataka. Popis podizvršitelja u Prilogu III tog ugovora mora se poklapati s odjeljkom „Podizvršitelji obrade“ u ovim pravilima.

12. Izmjene ovih pravila

Pravila mijenjamo kad se promijeni način rada usluge, popis podizvršitelja ili propis. Verzija i datum zadnje izmjene navedeni su na vrhu ove stranice.

O izmjenama koje bitno mijenjaju obradu podataka servisa ili njegovih klijenata obavještavamo servise e-poštom na adresu računa najmanje 30 dana prije stupanja na snagu.

Podaci o pružatelju usluge i kontakt

MCODE, obrt za računalno programiranje, vl. Matko Setnik

Sjedište

D. Cesarića 67, 31550 Valpovo, Hrvatska

OIB

58358056658

Registar

Obrtni registar, MBO 98583441

E-pošta

hello@mcode.hr

Web

kolektro.com

Pitanja o ovom dokumentu, zahtjevi vezani uz podatke i zahtjev za potpisani primjerak ugovora o obradi podataka šalju se na gornju adresu.