Ugovor o obradi osobnih podataka

1. Ugovorne strane

Izvršitelj obrade (dalje: Izvršitelj) je MCODE, obrt za računalno programiranje, vl. Matko Setnik. Podaci o Izvršitelju — sjedište, OIB, upis u obrtni registar i adresa za obavijesti — navedeni su na dnu ove stranice.

Voditelj obrade (dalje: Voditelj) je knjigovodstveni servis koji koristi Uslugu. Voditelj se identificira podacima koje unosi pri otvaranju ureda u Kolektru — naziv servisa i OIB — a adresa za obavijesti je kontakt adresa računa vlasnika ureda.

Voditelj koristi uslugu Kolektro (dalje: Usluga) na temelju Uvjeta korištenja. Ovaj ugovor uređuje obradu osobnih podataka koju Izvršitelj obavlja za Voditelja u okviru Usluge i sklapa se u skladu s člankom 28. Uredbe (EU) 2016/679 (GDPR).

Ugovor se sklapa prihvaćanjem Uvjeta korištenja pri otvaranju ureda u Kolektru, čiji je sastavni dio. Članak 28. stavak 9. GDPR-a izričito dopušta elektronički oblik, pa poseban potpis nije potreban ni predviđen; uz ured se trajno bilježi koja je verzija prihvaćena, kada i koji ju je korisnik prihvatio. Voditelju koji za svoju evidenciju treba zaseban potpisani primjerak Izvršitelj ga šalje na zahtjev poslan na adresu za obavijesti.

2. Predmet, priroda, svrha i trajanje obrade

Izvršitelj obrađuje osobne podatke isključivo radi pružanja Usluge: slanja podsjetnika klijentima Voditelja, zaprimanja dokumenata koje ti klijenti pošalju i prikaza statusa po klijentu i razdoblju.

Opis obrade, vrste osobnih podataka i kategorije ispitanika navedeni su u Prilogu I.

Ugovor traje dok traje ugovor o korištenju Usluge i prestaje njegovim prestankom, uz obveze iz članka 10. koje ga nadživljavaju.

3. Obrada po uputi Voditelja

3.1. Izvršitelj obrađuje osobne podatke isključivo po dokumentiranoj uputi Voditelja, uključujući prijenose u treće zemlje, osim kad je obrada propisana pravom Unije ili države članice kojemu Izvršitelj podliježe. U tom slučaju Izvršitelj o toj pravnoj obvezi obavještava Voditelja prije obrade, osim ako je takvo obavještavanje zabranjeno.

3.2. Uputom Voditelja smatraju se: ovaj ugovor, Uvjeti korištenja, postavke i radnje koje Voditelj poduzima u Usluzi (unos klijenata, definiranje traženih dokumenata, raspored podsjetnika, ručno slanje, izdavanje i povlačenje linkova) te pisani zahtjevi poslani na adresu za obavijesti Izvršitelja.

3.3. Izvršitelj bez odgode obavještava Voditelja ako smatra da je neka uputa u suprotnosti s GDPR-om ili drugim propisom o zaštiti podataka.

3.4. Izvršitelj osobne podatke ne koristi za vlastite svrhe, ne prodaje ih i ne koristi ih za razvoj ni treniranje modela umjetne inteligencije.

4. Povjerljivost

Izvršitelj osigurava da su osobe ovlaštene za obradu osobnih podataka preuzele obvezu povjerljivosti ili podliježu odgovarajućoj zakonskoj obvezi povjerljivosti, te da im je pristup ograničen na ono što je nužno za izvršenje njihovih zadataka.

5. Sigurnost obrade

Izvršitelj provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere u smislu članka 32. GDPR-a. Mjere koje se primjenjuju u trenutku sklapanja ovog ugovora navedene su u Prilogu II. Izvršitelj mjere može mijenjati, pod uvjetom da razina sigurnosti time ne bude smanjena.

6. Podizvršitelji obrade

6.1. Voditelj daje Izvršitelju opću pisanu suglasnost za angažiranje podizvršitelja obrade. Podizvršitelji angažirani u trenutku sklapanja ovog ugovora navedeni su u Prilogu III.

6.2. O namjeri dodavanja ili zamjene podizvršitelja Izvršitelj obavještava Voditelja e-poštom na adresu za obavijesti najmanje 30 dana unaprijed.

6.3. Voditelj u tom roku može uložiti obrazloženi prigovor. Ako strane u roku od daljnjih 30 dana ne postignu rješenje, Voditelj može otkazati ugovor o korištenju Usluge bez naknade i s učinkom od dana prigovora, uz razmjeran povrat plaćene naknade za neiskorišteno razdoblje.

6.4. Izvršitelj sa svakim podizvršiteljem ugovara obveze zaštite podataka koje nisu blaže od obveza iz ovog ugovora i prema Voditelju u cijelosti odgovara za ispunjenje obveza podizvršitelja.

7. Prava ispitanika

7.1. Izvršitelj, uzimajući u obzir prirodu obrade, pomaže Voditelju odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama u ispunjavanju obveze odgovaranja na zahtjeve ispitanika iz poglavlja III. GDPR-a.

7.2. Zahtjev ispitanika koji Izvršitelj primi izravno Izvršitelj ne rješava sam, nego ga bez nepotrebnog odgađanja prosljeđuje Voditelju i o tome obavještava ispitanika.

7.3. Voditelj podatke svojih klijenata u svakom trenutku može pregledati i izvesti u Usluzi. Za radnje koje sučelje Usluge ne omogućuje — trajno brisanje pojedinog dokumenta ili pojedinog klijenta — Izvršitelj postupa po pisanom zahtjevu Voditelja u roku iz članka 10.

8. Pomoć Voditelju

Izvršitelj Voditelju, uzimajući u obzir prirodu obrade i informacije koje su mu dostupne, pomaže u ispunjavanju obveza iz članaka 32. do 36. GDPR-a (sigurnost obrade, izvješćivanje o povredi, procjena učinka i prethodno savjetovanje).

9. Povreda osobnih podataka

9.1. Izvršitelj o svakoj povredi osobnih podataka koja utječe na podatke Voditelja obavještava Voditelja bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja za povredu.

9.2. Obavijest sadrži, u mjeri u kojoj je poznato: opis prirode povrede, kategorije i približan broj pogođenih ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice, poduzete i predložene mjere te kontakt osobe od koje se mogu dobiti dodatne informacije. Podaci koji u trenutku obavijesti nisu poznati dostavljaju se naknadno, bez daljnje odgode.

9.3. Prijavu nadzornom tijelu i obavijest ispitanicima podnosi Voditelj kao voditelj obrade.

10. Brisanje i povrat podataka

10.1. Za vrijeme trajanja ugovora. Na pisani zahtjev Voditelja Izvršitelj briše pojedini dokument, podatke pojedinog klijenta ili druge navedene podatke u roku od 30 dana od zahtjeva.

10.2. Po prestanku ugovora. Izvršitelj podatke i dokumente čuva još 30 dana od prestanka ugovora, kako bi izvoz bio moguć, a zatim ih briše — najkasnije 60 dana od prestanka ugovora. Na izričit zahtjev Voditelja briše ih i ranije, u roku iz točke 10.1.

10.3. Izvoz prije brisanja. Voditelj dokumente može preuzeti kao ZIP, a podatke o klijentima i zahtjevima izvesti u CSV. Ako izvoz treba pri prestanku ugovora, Izvršitelj ga na zahtjev priprema bez obzira na paket koji je Voditelj koristio.

10.4. Brisanje obuhvaća sve primjerke podataka pod kontrolom Izvršitelja. Izvršitelj zadržava samo podatke koje je dužan čuvati po propisu — račune i knjigovodstvene isprave, koje ne sadrže osobne podatke klijenata Voditelja — i na njih se i dalje primjenjuje obveza povjerljivosti.

10.5. Izvršitelj na zahtjev pisanim putem potvrđuje da je brisanje provedeno.

11. Dokazivanje usklađenosti i revizija

11.1. Izvršitelj Voditelju na zahtjev stavlja na raspolaganje sve informacije nužne za dokazivanje ispunjavanja obveza iz članka 28. GDPR-a.

11.2. Voditelj ima pravo na reviziju, uključujući inspekciju, koju provodi sam ili preko revizora kojeg ovlasti. Revizija se najavljuje najmanje 30 dana unaprijed, provodi se u radno vrijeme, ne smije nerazmjerno ometati poslovanje Izvršitelja i može se provesti jednom godišnje — te izvan toga nakon povrede osobnih podataka koja je utjecala na podatke Voditelja. Troškove revizije snosi Voditelj, osim ako revizija utvrdi bitno kršenje ovog ugovora.

11.3. Osobe koje provode reviziju obvezuju se na čuvanje povjerljivosti podataka drugih korisnika Usluge; revizija ne smije obuhvatiti podatke drugih voditelja obrade.

12. Prijenosi izvan Europskoga gospodarskog prostora

12.1. Lokacije obrade navedene su u Prilogu III.

12.2. Za obradu izvan Europskoga gospodarskog prostora osnova prijenosa su Standardne ugovorne klauzule Europske komisije (Provedbena odluka (EU) 2021/914), sadržane u uvjetima obrade podataka pojedinog podizvršitelja koji su dio ugovornog odnosa Izvršitelja s njim.

12.3. Izvršitelj ne uspostavlja nove prijenose izvan Europskoga gospodarskog prostora bez prethodne obavijesti Voditelju u roku i na način iz članka 6.

13. Odgovornost

Odgovornost strana uređena je Uvjetima korištenja. Ograničenja odgovornosti iz Uvjeta korištenja ne primjenjuju se na odgovornost prema ispitanicima iz članka 82. GDPR-a ni na upravne novčane kazne, koje se između strana raspoređuju prema stvarnom doprinosu svake strane nastanku štete.

14. Završne odredbe

14.1. Ovaj ugovor ima prednost pred Uvjetima korištenja u pitanjima obrade osobnih podataka.

14.2. Izmjene ugovora valjane su u pisanom obliku. Izmjene priloga koje slijede iz promjene podizvršitelja provode se postupkom iz članka 6. O bitnim izmjenama Izvršitelj obavještava Voditelja e-poštom najmanje 30 dana prije stupanja na snagu, a verzija i datum zadnje izmjene navedeni su na vrhu ove stranice.

14.3. Na ovaj se ugovor primjenjuje pravo Republike Hrvatske. Za sporove je nadležan stvarno nadležni sud prema sjedištu Izvršitelja.

14.4. Ako pojedina odredba bude nevaljana, ostale ostaju na snazi.

14.5. Ugovor je sastavljen na hrvatskom jeziku. Prijevod na engleski služi razumijevanju; u slučaju neslaganja mjerodavan je hrvatski tekst.

Podaci o pružatelju usluge i kontakt

MCODE, obrt za računalno programiranje, vl. Matko Setnik

Sjedište

D. Cesarića 67, 31550 Valpovo, Hrvatska

OIB

58358056658

Registar

Obrtni registar, MBO 98583441

E-pošta

hello@mcode.hr

Web

kolektro.com

Pitanja o ovom dokumentu, zahtjevi vezani uz podatke i zahtjev za potpisani primjerak ugovora o obradi podataka šalju se na gornju adresu.