Predložak za servis

Popis dokumentacije za knjigovodstvo: što tražiti od klijenta i kada

Gotov popis koji možete poslati klijentu ili držati kao interni predložak: što se traži svaki mjesec, što tromjesečno, a što jednom godišnje — po tipu klijenta, i s onim što ni nakon uvođenja eRačuna ne stiže samo od sebe.

6. kolovoza 2026.·9 min čitanja

Zašto generički popis ne radi

Svaki servis negdje ima popis dokumentacije. Obično je nastao tako da se nabrojalo sve što se u knjigovodstvu uopće može pojaviti, pa je klijentu poslan kao PDF od dvije stranice. Takav popis klijent otvori jednom.

Razlog je jednostavan. Popis na kojem piše „putni nalozi“ klijentu koji nikad nije bio na službenom putu govori da popis nije o njemu. A čim jedna stavka nije njegova, sve ostale prestaju biti obveza i postaju preporuka.

• Popis mora imati nula stavki koje klijent nema. Radije ga skratite na šest redaka nego da ostavite dvanaest „za svaki slučaj“.
• Svaka stavka mora biti nešto što se može predati ili ne predati: „izvodi svih računa za srpanj“, a ne „bankovna dokumentacija“.
• Popis mora imati datum, i to vaš interni, a ne zakonski rok.
• Popis mora živjeti po klijentu i po razdoblju. Inače nakon tri mjeseca nitko ne zna što je za koji mjesec zapravo stiglo.

Popis koji slijedi je sirovina. Kopirajte, izbacite sve što se na klijenta ne odnosi, upišite svoj rok — i onda ga držite po klijentu, a ne u jednoj datoteci za sve.

Što od 2026. više ne morate tražiti — i što svejedno morate

Fiskalizacija 2.0 promijenila je sadržaj popisa, ne njegovu duljinu. Od 1. siječnja 2026. obveznici PDV-a izdaju i zaprimaju eRačune u prometu s drugim poduzetnicima, a svi ostali ih od istog datuma barem zaprimaju (izdaju od 2027.). Dio ulaznih i izlaznih računa zato dolazi kroz sustav i ne treba ga tražiti od klijenta.

Dolazi samo, ne tražite

• Ulazni računi domaćih dobavljača koji su obveznici izdavanja eRačuna
• Izlazni računi koje klijent izdaje kroz svoje rješenje za eRačune

Ne dolazi samo, tražite i dalje

• Izvodi poslovnih računa — banka ih šalje klijentu, ne vama
• Gotovina i blagajna, uključujući račune plaćene iz privatnog novčanika
• Podaci za obračun plaće: sati, bolovanja, prekovremeni, izostanci
• Putni nalozi i sve što ide uz njih
• Računi inozemnih dobavljača — oglašavanje, cloud usluge, hoteli, avionske karte; oni u sustavu eRačuna nikad nisu ni bili
• Računi fizičkih osoba i obračuni za koje račun ne postoji
• Ugovori, otplatni planovi, odluke i rješenja
• Sve što je plaćeno privatnom karticom pa se naknadno traži da se prizna

Mjesečno — društvo u sustavu PDV-a

Ovo je najduži popis i polazna točka za sve ostale. Za klijenta bez zaposlenih izbacite cijeli blok o plaćama, za klijenta bez vozila cijeli blok o putovanjima — i popis se prepolovi. To je i cijela poanta.

Tromjesečno

Popis je isti, ali problem nije. Tromjesečnom se klijentu između dva roka nakupi tromjesečna količina zaborava, pa u zadnja dva tjedna razdoblja radite ono što ste kod mjesečnog klijenta rasporedili na tri navrata.

• Ne čekajte kraj tromjesečja. Izvode tražite mjesečno i onda kad se obrazac predaje kvartalno — izvod je jedini dokument koji pouzdano pokazuje što nedostaje.
• Postavite interni rok za svaki mjesec unutar tromjesečja, ne samo za treći.
• Zadnji mjesec tromjesečja tražite ranije nego prva dva, jer je jedini koji stvarno može srušiti rok.

Godišnje

Godišnja je dokumentacija posebna po tome što je klijent nikad nije pripremao i ne zna kako izgleda. Zato traženje mora početi u prosincu, a ne u ožujku.

Paušalni obrt

Kod paušalca je popis kratak, pa se lako previdi da uopće postoji. Tipična situacija u siječnju: klijent tvrdi da je izdao „nekoliko računa“, a ispadne da ih je devetnaest i da je prag prometa prešao u kolovozu.

Obrt koji utvrđuje dohodak

Razlika u odnosu na društvo nije u vrsti dokumenata nego u trenutku: kod dohotka se evidentira po naplati i plaćanju, pa je izvod važniji od računa. Klijentu to treba reći naglas, jer je uvjeren da je poslao sve čim je poslao račune.

Kako od popisa napraviti nešto što se koristi

1. Popis je po klijentu, ne po servisu. Složite ga jednom po tipu klijenta pa kopirajte — ali od trenutka kopiranja živi po klijentu i mijenja se kad se klijent mijenja.
2. Svaka stavka ima rok, i to vaš. Kažete li klijentu zakonski rok, dobit ćete dokumentaciju na zakonski rok. Interni rok postavite tamo gdje vam treba i ne mičite ga zato što se zakonski pomaknuo.
3. Status se vodi po razdoblju, ne po mapi. „Izvodi 7/2026, stiglo 9. 8.“ je podatak. „U mapi ima nekih izvoda“ nije.
4. Podsjetnik ide prije roka. Traženje prije roka je podsjetnik, traženje poslije roka je opomena — a na opomenu se odgovara sporije nego na podsjetnik.
5. Ne šaljite cijeli popis svaki put. Drugi podsjetnik sadrži samo ono što fali. Klijent koji vidi tri stavke riješi dvije istog dana; klijent koji vidi dvadeset ne riješi nijednu.

Ako ovo ne želite držati u Excelu

Popis po klijentu, rok po stavci, status po razdoblju i podsjetnik koji ide sam — to su četiri mjesta na kojima tablica pukne čim imate više od desetak klijenata. Kolektro je napravljen točno za taj oblik: obveze se postave jednom po tipu klijenta i kopiraju na ostale, podsjetnici idu e-mailom po rasporedu i staju čim dokument stigne, a klijent šalje bez registracije — otvori link, slika s mobitela, gotovo.

Ako vam Excel i podsjetnik u kalendaru rade, nemojte ništa mijenjati. Popis odozgo vrijedi jednako i bez nas.

← Svi vodiči